2009年11月30日

取り入れたいのは、その「意識」

私は、ホームページのプロフィールにあるように、
夫と結婚前まで勤めていたリフォーム会社で営業・プラン・現場監理の
仕事につくまでは、事務系のOLとして転職を重ねていました。

そこで、先日店頭でこの本、

最強のデスクワーク術 (PHPビジネス新書)

の見出しが目に付いて、パラパラとめくってみたとき、妙に懐かしく、
しかも、「事務員出身の血が騒ぐぴかぴか(新しい)」ような軽い興奮を覚え(笑)、
思わず買って帰りました。

さて、全部目を通しましたが、

たんに書類整理やデスク周りの整理をして仕事をスピードアップする、
というのではなく、ミスをいかに防ぐことに活かすか、
という視点にも基づいているところが素晴らしいと思いました。

長年事務を経験した人なら、「私もすでにこうしてるるんるん
というアイデアもあるでしょうが、ひとつひとつ読んでいくうちに、
ミスを防ぐための緊張感、効率よく仕事をするための、意気込みや
熱意がひしひしと伝わってきます。

また、事務作業や書類を通して、社内、社外の人への仕事のしやすさにも
配慮されているところが、さすがという感じです。
(著者は「事務効率化コンサルタント」ですので、個人だけでなく、
 企業としてのメリットも当然考えていらっしゃるわけですね目

早速実行したり、自分がやっていた方法にプラスアルファしたい提案が
いろいろとありました。

例えば…

「机上に広げる書類は一件のみとせよ!」では、現場が複数かけもちに
なりがちな営業、監督さんなどでも、とても参考になると思います。

また、書類を作るときは、パンチ穴を開けるスペースを配慮するべし、
ということが書いてありましたが、これは私も、実行済みです。

私は、下見の時に5ミリ方眼のレポート用紙を使っていますが、
新しい冊子をおろすときに、あらかじめ全部のページにパンチ穴
を開けておきます。
下見のときは、寸法などを細かく書いていきますので、後から
パンチしたときに、数字が無くなってしまっては困るからです。

ただ、パソコンで書類のひながたを作るときに、パンチ穴のスペースを
うっかり忘れて、何枚も印刷してから気が付いて、ひながたを
作りなおす、ということがあるので改めて注意したいと思いました。

ほかにも、書類の原本には「黄色の蛍光マーカー」で印をつけておく、
ということはすでに実行していましたが、その色のマーカーなら
コピーに写らないということを利用して、他のことにも応用して
いるところが「なるほどひらめき」のテクニックでした。

また、他部署や他の営業所との社内便に使う封筒の底の部分に
パンチ穴を4つほど開けておくことで、書類の出し忘れを防ぐ、
といったアイデアもありました。

「事務ワーク」中心の第一部のあと、第二部では「書類ワーク」として、
いろいろな書類のひながたが例として挙げてあります。

事務といっても、業種や職種、会社によって書類もさまざまなので、
そのまま真似て作れるというものは、少ないかもしれませんが、
事務を効率化し、ミスを防ぐためのポイントは、大いに参考に
なると思います。

私は、先の記事に書いたように、現場をスムーズに進めるための
アイデアや書類などをまとめたいと思っていますので、この本を
十二分に活用させていただきますぴかぴか(新しい)

私は夫との二人体制なので、事務処理に追われる、といったことは
見積もり作成以外には(笑)、とくにありません。
それでも、事務作業へのきちんとした姿勢は、発注ミスや連絡ミスを
防ぐ上でも大切ですし、会社さんとお付き合いをするようなときにも、
良い印象を持っていただけると思います。

そういえば、先の記事で、夫が「現場の正確な住所を教えてもらえない」と
こぼしているもうやだ〜(悲しい顔)、と書きましたが、私の場合、明細も無しに
仕事の報酬が振り込まれることにとまどいがあります。

例えば、職人仲間何人かで、新築の家を何件かとか、まとまった数量の
クロス貼りの仕事を請けたときなど、誰が何m貼ったとかは、
いちいちわかりませんから、全部の報酬を各自が出た日数に応じて
振り分けるのですね。

こういった場合、自分がいつといつ、合計何日現場に出たはわかりますが、
最終的にいくらもらえるかは、まったくわかりません。
どの現場に対していくら、という明細や通知はいっさいなく、
ある日、気が付いたら銀行に振り込まれていて、「これ、いつから
いつまでの現場の分なんやろexclamation&question」となるのです。

せめて、コピー用紙に手書きで、日付と現場名と金額を書いて
FAXくださるだけでも良いのですが、書かない人はまったく
書かないので、私としては悩みどころなのでしたふらふら

(こういうのも、建築系の職人さんだけではないのかなexclamation&question
 いくらもらえるか、いつもらえるかわからずに働いているというのはあせあせ(飛び散る汗)
 誰か教えてくださいあせあせ(飛び散る汗)

さて、今日の記事は…目
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3 いくつもの提案あり
5 ポカヨケ仕事術
4 整理整頓が、こんなに素晴らしいなんて
5 実践的な事務仕事HACK集




posted by ierou at 18:40| Comment(0) | TrackBack(0) | 読んだ本 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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